Estructurando el Éxito: Elementos de un sistema de gestión de cumplimiento

Estructurando el Éxito: Elementos Esenciales de un sistema de gestión de cumplimiento

Entendemos que el concepto de éxito es relativo, y esto aplica no solo a nivel individual o personal, sino también en el ámbito empresarial, aunque es cierto que el éxito empresarial suele asociarse principalmente con la generación de ingresos y la posición en el mercado, la realidad es que las empresas que perduran a lo largo del tiempo a menudo tienen objetivos más profundos arraigados en su misión. Estos objetivos pueden abarcar desde propósitos altruistas, la preservación del medio ambiente, el apoyo a la comunidad, e incluso el reconocimiento, en tales casos, la mera generación de ingresos y el posicionamiento en el mercado resultan insuficientes para cumplir con los objetivos establecidos por la alta dirección y alcanzar un verdadero sentido de éxito.

Basándonos en lo mencionado anteriormente, el nombre de nuestro blog se titula Estructurando el Éxito, esto se debe a la concepción equivocada de que la planificación de la estructura de cumplimiento, los objetivos institucionales, la misión de la organización y la gobernanza, deben llevarse a cabo de forma independiente, cuando la realidad es que todos los pilares que hacen funcionar una organización deben estar estrechamente entrelazados a través de un sistema de gestión de cumplimiento para garantizar su eficiencia.

Un sistema de gestión de cumplimiento, debe estructurarse y para ello será necesario que consideremos los siguientes elementos:

Guía de cumplimiento

La guía de cumplimiento debe de constar en un documento asequible y accesible para todos los miembros de la organización, en este documento se establecen todas las obligaciones a las que se encuentra sujeta la organización y que se encuentran contenida en un ordenamiento legal, que trae aparejado consigo sanciones por incumplimiento y/o inobservancia.

Contar con herramientas como una guía de cumplimiento ayuda a los miembros de la organización a llevar a cabo acciones de conformidad con la ley y a establecer procesos internos que se alineen con estas obligaciones legales.

Gobierno Corporativo y Estructura Organizacional

Establecer una estructura de gobierno corporativo en una organización es esencial para asegurar un funcionamiento efectivo de su estructura organizacional, su función principal consiste en orientar a la empresa hacia la consecución de sus objetivos.

La gobernanza de la organización establece las directrices para su operación, por lo tanto, todos los procesos relacionados con el cumplimiento, la comunicación interna, las políticas y el código de ética deben ser definidos, divulgados y comunicados de manera que no haya contradicciones internas. Esto garantiza una coherencia interna en todas las disposiciones y procedimientos.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos se inicia mediante la identificación de eventos o situaciones que puedan impactar a la organización, luego, se evalúan estos riesgos y se establece el nivel de tolerancia, al mismo tiempo que se implementan medidas o controles para mitigar o eliminar dichos riesgos. Sin embargo, este proceso solo puede llevarse a cabo a través de un profundo conocimiento del negocio, esto implica analizar los procesos internos de la organización, si no comprendemos a fondo el funcionamiento de la empresa, perdemos la capacidad de reconocer tanto los riesgos internos como los externos que puedan afectarla.

Canal de denuncias

El canal de denuncias es una herramienta que permite a empleados, clientes, proveedores y terceros informar, individualmente o de manera anónima, sobre cualquier actividad ilegal, inapropiada o no ética que ocurra dentro de la organización con el propósito de evitar que dichos actos se conviertan en problemas graves y afecten a la integridad de la empresa.

Auditoría

La auditoría en compliance se refiere a un proceso de revisión y evaluación sistemática que tiene como objetivo asegurar que una organización esté cumpliendo con todas las leyes, regulaciones, estándares y políticas aplicables tanto internas como externas.

La auditoría es esencial para ayudar a las organizaciones a evitar riesgos y es una herramienta clave para demostrar el compromiso de una organización con la ética y la legalidad en sus operaciones.

Formación y capacitación

Para que los objetivos, políticas, estándares, mecanismos y obligaciones de una organización se cumplan de forma adecuada, es imperativo comunicarlo de manera efectiva a todas las partes interesadas, ya que no basta que se encuentren disponibles y/o documentadas, es necesario que se divulguen y comuniquen efectivamente para que sean cumplidas

Buenas prácticas empresariales

Las buenas prácticas de una organización son aquellas que no tienen una connotación obligatoria, sin embargo, son esenciales para marcar establecer una cultura de cumplimiento y ética acorde a los valores de la organización, que rigen su funcionamiento, al igual que la guía de cumplimiento, y coadyuvan a que los empleados tengan un sentido de pertenencia y valores dentro de la organización.

Cada uno de los elementos mencionados previamente debe operar como un sistema de gestión integral en la operatividad diaria de la organización, para asegurarnos del éxito en los objetivos planteados.

La implementación de un sistema de gestión de cumplimiento eficaz, permite demostrar el debido control que existe dentro de la organización, el compromiso de cumplir con la normatividad, así como la observancia a los estándares internos y la implementación de un buen Gobierno Corporativo.