¿Qué debe de contener
el expediente del trabajador?
La relación laboral constituye un lazo legal entre quienes emplean y quienes trabajan. Se materializa cuando una persona aporta su trabajo subordinado y remunerado en condiciones específicas.
A través de esta conexión laboral, independientemente de cómo se defina, surgen derechos y responsabilidades que regulan la relación entre el empleado y el empleador. La relación laboral ha sido y sigue siendo el medio primordial para que los trabajadores accedan a los derechos y beneficios asociados con el empleo, especialmente en las áreas laborales y de seguridad social. La existencia de una relación de trabajo es un requisito esencial para la aplicación de las leyes laborales y de seguridad social diseñadas para proteger a los empleados.
Como consecuencia de la relación laboral, se generan diversos documentos que actúan como base para registrar las pautas que regirá la interacción entre empleadores y trabajadores. Estos documentos no solo establecen los derechos y obligaciones de ambas partes, sino que también sirven como evidencia de la ejecución de acciones específicas u obligaciones por parte de ambas partes.
Pero ¿Qué es un expediente laboral?
El expediente laboral constituye una herramienta que abarca desde datos personales y detalles contractuales hasta evaluaciones de desempeño y registros de formación. Este expediente organizado no solo sirve para cumplir con las normativas aplicables, como lo es la Ley Federal del Trabajo, en la recopilación de los documentos que derivan de obligaciones patronales, sino que también facilita la toma de decisiones estratégicas en la gestión de recursos humanos.
La información contenida en el expediente laboral, también ofrece una visión completa de la evolución del empleado en la organización, contribuyendo así a un enfoque más informado y eficiente en la administración del talento dentro de la empresa.
¿Qué debe de contener un expediente laboral?
Un expediente laboral integral y meticulosamente organizado es esencial para documentar de manera completa la trayectoria laboral de un empleado en una empresa, así como de las obligaciones del empleador. Este compendio debe abarcar diversos documentos y datos pertinentes que ofrecen una visión detallada de la relación laboral.
Dicho lo anterior, en este artículo, nos centraremos en proporcionar información útil y concisa para comprender de manera más clara los documentos esenciales que debe de contener todo expediente laboral de cada colaborador para minimizar los riesgos, siendo los siguientes:
¿Es obligatorio tener un expediente laboral de cada trabajador?
La elaboración y mantenimiento de un expediente laboral para cada trabajador es un requisito obligatorio impuesto al empleador. Este conjunto de documentos, que incluye la información mencionada anteriormente, no solo sirve como un medio para garantizar la organización eficiente del área encargada de su resguardo, sino que también cumple con las normativas laborales que exigen la documentación detallada de la relación laboral mediante estos documentos.
Este expediente no solo facilita el cumplimiento de obligaciones normativas, sino que también es una herramienta esencial para la gestión efectiva de recursos humanos y la resolución de posibles discrepancias legales.
¿Por cuánto tiempo debo de conservar el expediente laboral de cada trabajador?
Derivado de lo anterior podemos definir que es obligación del empleador conservar el expediente laboral de cada trabajador por lo menos durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral, esto conforme a lo dispuesto en el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, por otro lado, el Código Fiscal de la Federación en su artículo 30 nos indica que se debe de guardar la contabilidad, entiéndase por contabilidad (recibos de pago a los trabajadores, como lo son nómina, pago de primas, pagos de PTU, si fuere el caso y cálculos finiquitos) por lo menos cinco años contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
¿Puedo ser sancionado por no contar con un expediente laboral de cada trabajador?
El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, nos menciona que el patrón tiene obligación de conservar los documentos mencionados con anterioridad, en caso de incumplimiento o falta de alguno de ellos, podrá ser sancionado con las cantidades descritas en el apartado de “Sanciones en caso de incumplimiento” del cuadro de “Expediente Laboral”.
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